新车队收到 FMCSA 安全审计通知后，如何准备材料
收到安全审计通知，车队要准备的材料通常分散在司机、调度和维修人员手里。开始收集前，建议把通知要求查哪段时间、哪天交材料写清楚，再分给相关人员准备。公司名称和企业运输注册号码（USDOT Number）也要核对，遇到要求不清楚的地方，向指定审计员询问。
联邦汽车运输安全管理局（Federal Motor Carrier Safety Administration, FMCSA）开展新进入者安全审计（New Entrant Safety Audit），是要了解车队平时怎样管理司机、车辆和运输安全。审计可能上门进行，也可能要求远程提交材料。可参考新进入者审计说明准备，但具体清单和提交渠道要按本次通知确认，审计员还可能要求补充文件。
每位司机建立一份可查的档案
整理司机资格档案（Driver Qualification File, DQ file）时，可以沿着司机入职后的经历查找：入职申请和当时取得的驾驶记录（Motor Vehicle Record, MVR）是否齐全，路试证明或法规认可的替代材料放在哪里，到年度评审时有没有完成查询和评审。这些文件的要求见 49 CFR § 391.51。还没到年度评审时间的，如实说明入职日期和评审安排，不要补造上一年的记录。
体检材料要与驾驶记录一起核对。对于持商业驾照（Commercial Driver’s License, CDL）的司机，车队应按规定向当前发照州取得商业驾照信息系统驾驶记录（Commercial Driver’s License Information System Motor Vehicle Record, CDLIS MVR），查看其中的医学认证信息并存入档案。如果手里只有纸质体检卡，还需要核对这份州记录。
档案一般要在司机任职期间及离职后三年保留，年度驾驶记录、年度评审等部分记录另按三年规则处理。整理本次审计材料时，不要顺手删除其他仍需保存的文件。
日志要能与实际行程对应
审计工时规则（Hours of Service, HOS）的执行情况时，要提供司机实际的值勤状态记录（Records of Duty Status, RODS）。使用电子日志设备（Electronic Logging Device, ELD）的，按通知要求的期间准备日志，再找出相应的提单、加油、过路或行程记录。可以抽查同一司机同一天的文件：日志中的时间和地点，能否与这些单据对应？发现差异，应查明原因，而不是直接改成一样。
所需日志须按 49 CFR § 395.8 保存六个月。如果车队使用短途例外（short-haul exception），就准备司机每天上下班时间和总工时，并说明符合例外的依据。这些工时记录也须保存六个月。
采用 49 CFR § 395.1(e)(1) 的短途例外，须在正常报到地点的 150 航空英里（air-mile）半径内运营，并满足该条全部条件。通常还须回到报到地，在连续 14 小时内结束工作，货运司机须有相应的连续 10 小时休息。这里的半径不是当天开了多少道路里程，不能只凭跑得近就认定适用。
药酒测试要查实际执行情况
车队适用 Part 382 测试规定时，需要准备药物与酒精测试计划（Drug and Alcohol Testing Program）及执行记录。检查入职前药检，可以把结果日期与司机开始工作的日期放在一起看。按 49 CFR § 382.301，公司一般须在司机首次执行驾驶等安全敏感工作（safety-sensitive functions）前，取得经核实的阴性药检结果。采用例外的，要有规定的核验材料，不能只听司机说以前测过。入职前酒精测试并非一律强制。
随机测试（random testing）则要找出执行程序、参加随机抽选的司机名单和适用测试记录。如果车队只有你一名司机，你又是自雇车主司机（Owner-Operator），适用测试规则时就须加入联合测试计划（consortium）。还要在药酒违规信息系统（Drug and Alcohol Clearinghouse）中指定联合体或第三方管理员（Consortium/Third-Party Administrator, C/TPA），不能只签了抽选服务合同就结束办理。
也要查看公司何时查询过司机的药酒违规信息。根据 49 CFR § 382.701，公司须为适用司机完成入职前完整查询（full query），司机需给予针对该次查询的同意。此后，公司至少每年查询一次。有限查询（limited query）如果提示存在信息，公司须在 24 小时内做完整查询。超时未完成的，须停止安排该司机从事安全敏感工作，待查询完成并确认没有禁止后再安排。
车辆、保险和事故材料一起核对
按官方审计材料指南整理牵引车和拖车名册、适用定期检查及维修证明、满足规定额度的保险证明和适用事故登记。车辆检查指南明确，组合车辆中的各单元都需要相应检查，不能只找牵引车报告。运输危险品的，还应按要求准备运输文件。
发现材料缺失时，应说明缺什么、为什么缺，以及采取了哪些纠正措施。已经发现的不安全驾驶或车辆问题，应及时按适用要求处理，不为凑齐文件倒签或伪造记录。
收到不通过通知后，尽早提交整改证据
49 CFR § 385.321 列出 16 项会导致自动不通过的违规，例如未实施规定的测试计划、明知司机没有有效商业驾照仍安排其驾驶相应车辆，或车辆因安全缺陷被勒令停运后，未修好就继续使用。不过，各项判定条件并不完全相同。未要求司机作日志、未定期检查车辆这两项，要达到受查记录 51% 或以上的违规门槛才会触发自动不通过。
审计完成后，书面结果一般最迟在 45 天内发出。通过后，车队仍在原有 18 个月新进入者期间的剩余时间接受监测，日常记录不能因此停做。
如果收到不通过通知，按官方整改提交指引准备整改行动计划（Corrective Action Plan, CAP）。每一项导致失败的问题，都要说清楚为什么发生、做了哪些改正、以后怎样避免，并附上证据。尚待开展的工作，写明内容和开始、完成时间，不能写成已经做完。合规声明按指引由公司负责人或业主签署。
这里有两组日期需要记下。官方整改提交指引要求从不通过书面通知日期起，15 天内提交并送达材料，给机构留出审查时间。法规 49 CFR § 385.319 规定的整改期限，一般是通知日期起 60 天，条文列明的客运及需贴标危险品承运人则为 45 天。因此，不能等整改期限快到了才开始交材料。
材料送达后，保留回执并跟进书面结果。依据 49 CFR § 385.325，若在规定期限内未提供获接受的整改证据，又没有获批延期，车队的新进入者注册将被撤销。适用 60 天期限的，停运命令（out-of-service order, OOS order）在通知后第 61 天生效；适用 45 天期限的，则是第 46 天。停运生效后不得继续州际运营，不能因为交过材料就自行延长运营时间。
免责声明：本篇根据联邦汽车运输安全管理局及《联邦法规汇编》等官方公开资料整理，按 2026 年 9 月 21 日页面核对，仅供一般准备参考，不构成法律或个案合规意见。材料范围、适用例外和整改期限应以主管机构最新要求、实际通知及车队经营情况为准。本文不保证审计通过、整改获批、延期或复运结果。涉及复杂资格、违规或停运问题，请咨询指定审计员或合格专业人士。本文作者及发布方不对因依据本文内容操作而产生的任何损失承担责任。
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